Assistante ou Assistant administratif

Le Registre des dommages pour l’Ukraine, établi en mai 2023 par un Accord partiel élargi du Conseil de l’Europe, est basé à La Haye, aux Pays-Bas, avec un bureau à Kyiv, en Ukraine. Il constitue un registre documentaire des demandes d'indemnisation et des preuves des dommages, pertes ou préjudices causés des faits internationalement illicites de la Fédération de Russie en Ukraine ou contre l’Ukraine. Le Registre reçoit les demandes de particuliers, d’entreprises ainsi que d’entités étatiques et municipales d’Ukraine concernant les dommages, pertes ou préjudices qu’ils ont subis du fait de l’agression russe en Ukraine. 

L'équipe au sein de laquelle vous travaillerez, la section administration et finances, assure la bonne gestion quotidienne des opérations financières, administratives et humaines du Registre, y compris les achats et la logistique, conformément aux règlements du Conseil de l'Europe.

En tant qu'Assistante ou Assistant administratif, vous devrez :

en ce qui concerne les achats et la logistique :

• aider à définir les plans et stratégies d'achat pour le Registre et diriger leur mise en œuvre ;
• conseiller les services internes en matière d'achats et leur fournir un soutien opérationnel dans ce domaine ;
• donner des conseils sur le choix des procédures d'achat conformément aux règlements et politiques du Conseil de l'Europe ;
• aider à définir les besoins et à établir les spécifications techniques, en tenant compte du concept de meilleur rapport qualité-prix et du coût total de possession (TCO) ;
• préparer et rédiger les documents administratifs relatifs aux contrats ;
• veiller au respect des procédures d'appel d'offres pour chaque procédure d'achat ;
• attribuer les contrats en fonction du type de procédure ;
• suivre l'exécution des contrats, en veillant au respect des clauses contractuelles (par exemple, ajustements de prix, délais d'exécution, pénalités, suivi des performances, règlement des litiges, renouvellement, etc.) ;
• effectuer une prospection et un suivi continus du marché afin de se tenir au courant des différents secteurs d'activité, des prestataires de services (approvisionnement), des produits et des réglementations ;
• soutenir les activités visant à moderniser les processus de passation des marchés et à déployer des outils dédiés (par exemple, les marchés publics électroniques) ;
• fournir une assistance logistique pour différents types d'activités, telles que l'organisation de réunions, de conférences, de séminaires, de sessions de formation ou d'événements ; préparer et contrôler les bons de commande, les contrats et surveiller les coûts liés à ces événements ;
• travailler en étroite collaboration avec les homologues internes et/ou externes afin d'assurer la coordination des activités logistiques, y compris avec les collègues du siège du Conseil de l'Europe à Strasbourg ;
• fournir une assistance en matière de visas au personnel – aider le personnel à remplir les formulaires de demande de visa, soumettre les demandes, aider à la préparation des notes verbales, si nécessaire ;

en ce qui concerne les finances :

• contribuer à la préparation des plans budgétaires, y compris le budget ordinaire et les ressources extrabudgétaires, pour le Registre;
• assurer le paiement en temps voulu des fournisseurs/prestataires conformément aux conditions contractuelles convenues (en collaboration avec le Service de la trésorerie, des paiements et de la comptabilité au siège du Conseil de l'Europe à Strasbourg) ;
• préparer les bons de commande, réceptionner les marchandises et soumettre les demandes de paiement ;
• suivre et clôturer les bons de commande ;

en ce qui concerne d'autres activités :

• remplacer les autres membres du personnel administratif pendant leurs congés ;
• accomplir d'autres tâches ponctuelles, selon les besoins ;
• promouvoir les valeurs du Conseil de l'Europe en interne et en externe.

Vous devez :

• être titulaire d'un diplôme d'études secondaires générales (baccalauréat); un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, chaîne d'approvisionnement ou dans un domaine pertinent est fortement souhaitable ;
• avoir au moins quatre ans d'expérience professionnelle, notamment dans les domaines des achats, de la logistique et des finances, idéalement dans un environnement multinational ;
• avoir une très bonne connaissance de l'anglais (une des deux langues officielles du Conseil de l'Europe) ; la connaissance du français et du néerlandais est souhaitable ;
• avoir la nationalité du pays hôte ou de l'un des 46 États membres du Conseil de l’Europe et satisfaire aux conditions permettant l’accès à la fonction publique nationale de ce pays;
• être actuellement présent∙e aux Pays-Bas ;
• être en règle avec toute obligation relative au service national (militaire, civil ou équivalent) ;
• ne pas être parent, enfant, enfant du conjoint/partenaire, ou petit-enfant d’une agente ou agent en activité au Conseil de l’Europe ;
• avoir moins de 65 ans.

Votre candidature doit démontrer dans quelle mesure vous possédez les compétences listées ci-dessous. Pour vous aider, vous pouvez consulter notre répertoire de compétences.

• Opérationnelles - Planification et organisation du travail
• Opérationnelles - Souci de la qualité
• Interpersonnelles - Capacité à travailler en équipe et à coopérer
• Interpersonnelles - Capacité à négocier

• Expertise professionnelle et technique : 
  • expérience dans le domaine des achats et de la logistique ;
  • expérience dans le soutien à l'organisation d'événements, idéalement dans un contexte international ;
  • maîtrise des applications bureautiques standard et des outils connexes (par exemple, traitement de texte, tableur, bases de données, logiciels de présentation, Outlook, plateformes d'approvisionnement électronique).

• Opérationnelles - Analyse et résolution des problèmes
• Opérationnelles - Souci des résultats

• Expertise professionnelle et technique :

• expérience dans un poste similaire au sein d'une organisation internationale ;
• expérience dans la comptabilité/gestion des actifs et des stocks ;
• expérience de travail avec des organisations internationales.

Cette vacance d'emploi vise à un recrutement externe local sur la base de contrats à durée déterminée. L'emploi est limité au 31 décembre 2027 et peut être prolongé. Vous pouvez consulter les conditions d'emploi (salaires, allocations, pension, assurance sociale etc.) sur la page Ce que nous offrons.

Pour plus d'information sur nos modalités de recrutement, vous pouvez consulter la page Notre processus de recrutement. Ce recrutement est effectué conformément à l'Arrêté no 1234 définissant les conditions de recrutement et d’emploi du personnel recruté localement dans les lieux d’affectation du Conseil de l’Europe hors de France. La date limite pour postuler est indiquée dans la section Informations Générales du présent avis de vacance (voir en haut de cette page) et est fixée à 23:59:59 (HNEC/HAEC). Quand vous postulez, assurez-vous que votre motivation démontre bien dans quelle mesure vos compétences font de votre profil le meilleur pour le rôle.

En tant qu'employeur qui promeut l'égalité des chances, le Conseil de l'Europe encourage à se porter candidates toutes les personnes dûment qualifiées, sans distinction de sexe, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine ethnique ou sociale, de handicap, de religion ou de convictions. Dans le cadre de sa politique d'égalité des chances, le Conseil de l'Europe tend à assurer une représentation paritaire de genre au sein du personnel, par catégorie et par grade. A égalité de mérite, la préférence sera donnée à la personne du genre qui est sous-représenté dans les grades pertinents au sein de la catégorie à laquelle appartient l'emploi vacant.

Les candidat·es ayant des besoins spécifiques sont encouragé·es à demander des aménagements raisonnables à tout moment de la procédure de recrutement. Veuillez nous contacter à l'adresse talents@coe.int, nous veillerons à ce que votre demande soit traitée.

Les informations publiées sur le Portail Carrières du Conseil de l'Europe concernant les conditions de travail sont correctes au moment de la publication de l'avis de vacance. Toute modification apportée à ces conditions au cours du processus de recrutement sera mise à jour sur notre portail et s'appliquera au moment de l'offre d'emploi. Notre Portail Carrières ne prétend pas être exhaustif et peut ne pas répondre à toutes les questions que vous vous posez. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous contacter à talents@coe.int.