Assistante ou Assistant de Protocole, d’hospitalité officielle et de logistique du Secrétaire Général

Le Cabinet du Secrétaire Général conseille et assiste le Secrétaire Général sur toutes les questions liées à ses fonctions, en veillant à ce que les principales priorités en matière de politique et de gestion soient mises en œuvre au sein du Secrétariat. Il coordonne les activités internes, organise et assure le suivi des visites officielles, des réunions et des événements du Secrétaire Général et apporte son soutien aux structures de gouvernance du Secrétariat Général. De plus, le Cabinet joue un rôle clé dans la préparation et la mise en œuvre des initiatives de réforme.

En tant qu’Assistante ou Assistant de Protocole, d’hospitalité officielle et de logistique du Secrétaire Général, vous devrez assurer l’ensemble des tâches d’accueil et d’hospitalité officielle du Cabinet du Secrétaire Général et participer à la gestion logistique et administrative de l’ensemble de l’entité et de ses membres, et en particulier des tâches suivantes :

• mettre en oeuvre et coordonner la procédure d’accueil des Chef·fes d’État et de Gouvernement et autres personnalités de haut niveau, selon les modalités définies par le Secrétaire Général et en liaison avec le Protocole ;
• mettre en oeuvre et coordonner la procédure des cérémonies de signatures/ratifications des traités du Conseil de l’Europe et de présentation des lettres de créance par les Ambassadeurs, en coopération avec le Protocole et autres entités concernées ;
• planifier, organiser et coordonner l’ensemble des aspects pratiques et logistiques des évènements organisés au sein du Cabinet (réunions, visites, réceptions officielles, petit déjeuners/déjeuners de travail, ateliers, webinaires, formations, etc.) et le cas échéant venir en soutien aux événements organisés à la résidence officielle du Secrétaire Général ; assurer la liaison et collaborer avec les différentes équipes transversales et les Représentations Permanentes afin de s’assurer d’un niveau optimal de préparation et du bon déroulement de ces évènements ;
• coordonner les missions d’accompagnement de personnalités conduites à l’intérieur du Cabinet, en consultation avec les services et collègues concernés (notamment le Protocole et la Direction des services généraux) ; accueillir, orienter, accompagner et escorter les visiteurs, personnalités de haut niveau et toutes autres personnes accédant au Cabinet ;
• en appui à la Conseillère ou du Conseiller concerné·e, coordonner le calendrier culturel du Secrétaire Général ; coordonner et s’assurer de la bonne qualité de la liaison avec la Ville de Strasbourg ou d’autres institutions locales en ce qui concerne les invitations culturelles à destination du Secrétaire Général ainsi que la liaison avec d’autres partenaires culturels, y compris les Représentations Permanentes des états membres et observateurs ;
• assurer de manière autonome la gestion logistique du Cabinet, y compris des produits de visibilité (en lien le cas échéant avec l’hospitalité officielle), des cadeaux officiels, des photos officielles, ainsi que l’entretien et la maintenance des locaux, et la gestion des procédures d’achats en liens avec ces tâches ; tenir à jour le Registre des cadeaux faits au Secrétaire Général en conformité avec les règles et procédures de déclaration auprès du Bureau de l’éthique ;
• suivre la mise en oeuvre des exigences de sûreté et assurer le respect des règles et procédures spécifiques en place au Cabinet ; coordonner le bon fonctionnement des mesures de protection renforcées mises en place au sein du Cabinet ; assurer notamment, en coopération avec les entités concernées, la mise en place des consignes d’intervention en cas d’alerte ou d’événement grave ;
• assurer les rôles de Correspondant Informatique et de la Correspondant Archives du Cabinet ; gérer en toute autonomie l’ensemble des archives du Cabinet.
  

Vous serez quotidiennement en relation directe avec le Secrétaire Général et devrez faire preuve d’une grande capacité d’adaptation afin de répondre efficacement à un environnement de travail dynamique et exigeant, notamment du fait des horaires flexibles exigés. On attendra de vous que vous analysiez rapidement les situations, que vous fassiez preuve d’un excellent discernement contextuel et que vous anticipiez de manière proactive les besoins. Une attention particulière sera portée à votre capacité à gérer les imprévus, maintenir une attitude professionnelle en toutes circonstances et à assurer en permanence un soutien approprié et discret, dans le respect des besoins de confidentialité selon les circonstances.

La personne titulaire de l’emploi peut être amenée à porter un uniforme. L’emploi n’est pas compatible avec du télétravail.

Vous devez :

• avoir une expérience professionnelle approfondie et avérée dans un environnement administratif, protocolaire ou de gestion d’événements avec des personnalités de haut niveau, de préférence au sein d’une organisation internationale, gouvernementale ou d’une institution similaire;
• avoir une excellente connaissance d’une des deux langues officielles de l’Organisation (français ou anglais).

Vous devez également:

• avoir la nationalité de l’un des États membres du Conseil de l’Europe et satisfaire aux conditions permettant l’accès à la fonction publique nationale de ce pays ;
• être en règle avec toute obligation relative au service national (militaire, civil ou équivalent) ;
• ne pas être parent, enfant, enfant du conjoint/partenaire, ou petit-enfant d’une agente ou agent en activité au Conseil de l’Europe ;
• avoir moins de 65 ans.

Votre candidature doit démontrer dans quelle mesure vous possédez les compétences listées ci-dessous. Pour vous aider, vous pouvez consulter notre répertoire de compétences.

• Opérationnelles - Planification et organisation du travail
• Opérationnelles - Analyse et résolution des problèmes
• Opérationnelles - Souci de la qualité
• Interpersonnelles - Orientation service
• Interpersonnelles - Capacité à bâtir des relations

• Expertise professionnelle et technique :
  • expérience de coordination impliquant des interlocuteurs de haut niveau, y compris des membres de gouvernements, d'organisations internationales, et d'autres parties prenantes externes ;
  • pratique démontrée de la gestion d’informations sensibles et confidentielles avec discrétion et intégrité ;
  • pratique démontrée de la gestion de priorités multiples ;
  • expérience avérée dans l’anticipation des besoins et la résolution proactive de problèmes dans un environnement de travail exigeant ;
  • maîtrise des outils informatiques courants, en particulier des applications bureautiques (suite Microsoft Office ou équivalent).

Cette vacance d'emploi vise à un recrutement international externe. Vous pouvez consulter les conditions d'emploi (salaires, allocations, pension, assurance sociale etc.) sur la page Ce que nous offrons.

Pour plus d'information sur nos modalités de recrutement, vous pouvez consulter la page Notre processus de recrutement. Ce recrutement est effectué conformément à l'article 490 des Arrêtés sur le personnel du Conseil de l'Europe. La date limite pour postuler est indiquée dans la section Informations Générales du présent avis de vacance (voir en haut de cette page) et est fixée à 23:59:59 (HNEC/HAEC). Quand vous postulez, assurez-vous que votre motivation démontre bien dans quelle mesure vos compétences font de votre profil le meilleur pour le rôle.

En tant qu'employeur qui promeut l'égalité des chances, le Conseil de l'Europe encourage à se porter candidates toutes les personnes dûment qualifiées, sans distinction de sexe, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine ethnique ou sociale, de handicap, de religion ou de convictions. Dans le cadre de sa politique d'égalité des chances, le Conseil de l'Europe tend à assurer une représentation paritaire de genre au sein du personnel, par catégorie et par grade. A égalité de mérite, la préférence sera donnée à la personne du genre qui est sous-représenté dans les grades pertinents au sein de la catégorie à laquelle appartient l'emploi vacant.

Les candidat·es ayant des besoins spécifiques sont encouragé·es à demander des aménagements raisonnables à tout moment de la procédure de recrutement. Veuillez nous contacter à l'adresse talents@coe.int, nous veillerons à ce que votre demande soit traitée.

Les informations publiées sur le Portail Carrières du Conseil de l'Europe concernant les conditions de travail sont correctes au moment de la publication de l'avis de vacance. Toute modification apportée à ces conditions au cours du processus de recrutement sera mise à jour sur notre portail et s'appliquera au moment de l'offre d'emploi. Notre Portail Carrières ne prétend pas être exhaustif et peut ne pas répondre à toutes les questions que vous vous posez. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à nous contacter à talents@coe.int.